#финтех, #интернет-платежи
Автоматизация бизнес-процессов и коммуникаций в финансовой компании
на базе amoCRM и Sensei
xpate - это финтех-стартап с офисами в Лондоне, Риге и Москве, который создает финансовые услуги с использованием подхода, ориентированного на дизайн, что делает процесс оплаты проще, быстрее и доступным для всех. xpate - это система электронных кошельков, ориентированная на розничных и бизнес-клиентов, стремящихся сделать финансовую сферу жизни комфортной и легкой.
Запрос
Весной 2020 года компания поставила задачу оптимизировать бизнес- процессы Онбординга (ознакомительная часть маршрута лида с продуктом в воронке продаж)

Основной запрос звучал так - улучшить эффективность коммуникаций отделов продаж и комплаенс-контроля, для быстрого согласования по клиентам и оперативного получения уведомлений ответственным сотрудником
КАКИЕ ТРУДНОСТИ БЫЛИ ДО ОБРАЩЕНИЯ К НАМ?
1
Не системная работа с лидами в Excel и другой CRM cо сложным интерфейсом
Работа с лидами велась в Excel. Не было системы аналитики по статусам воронки продаж, менеджерам.
C Excel, компания переехала работать в известную CRM, но ее интерфейс оказался сложным для восприятия, а функционал не закрывал главной задачи - оперативное и удобное согласование сделок с отделом Комплаенс.

Информация по клиенту фиксировалась в учетной системе и Excel. Это затрудняло оперативно получать отчеты по ключевым показателям в разрезе контрагентов и менеджеров. Не было понимания какой вклад делает отдельный менеджер, сколько у кого сделок в работе и на каком они статуе воронки.
2
Отсутствие единой системы согласования нового контрагента у Комплаенс-отдела
Особенностью работы является большое число сайтов у каждого
3
Проблема с учетом нескольких сайтов у одного контрагента
ййй
Что было сделано!
Работа над проектом
состояла из следующих этапов
1) Аудит и подготовка задания
- Провели аудит действующих процессов и погрузились в работу отдела продаж;
- Провели несколько встреч с руководителями и менеджерами, выявили сложности в работе и особенности работы с клиентами;
- Разработали и предложили логику автоматизации бизнес-процессов на базе BPM платформы "Sensei";
- Предложили рекомендации по воронкам продаж для эффективной работы с лидами
2) Цифровая воронка продаж
- Создали воронку продаж для работы с лидами по грузоперевозкам внутри РФ;
- Создали воронку продаж для международных перевозок;
- Настроили автоматическую постановку задач в зависимости от действия менеджера в воронке;
- Настроили на нужных этапах запуск бизнес-процессов с помощью "Sensei"
3) Смена ответственного и запись полей по АПИ
Процесс согласования нового контрагента у Комплаенс-отдела
4) Права пользователей и роли
- Добавили пользователей;
- Создали группы пользователей и распределили менеджеров по группам;
- Создали роли (индивидуальные права по работе в аккаунте amoCRM)
5) Интеграция и настройка АТС
- Настроили интеграцию с телефонией Sipuni;
- Создали схемы рапределения звонков;
- Настроили автоматическую передачу записей звонков в amoCRM;
- Настроили переадресацию звонков согласно рабочему графику менеджеров;
- Настроили направление звонков на ответственного менеджера при поступлении звонка от клиента которого он курирует;
- Настроили офисные IP-телефоны;
6) Подключение почты и шаблоны
- Подключили почтовые ящики пользователей. Теперь менеджеры могут отправлять письма из Сделки в amoCRM в 1 клик;
- Создали шаблоны писем, которые уходят клиенту в зависимости от этапа воронки;
- Настроили автоматическую подстановку значений из полей Сделки при создании письма. Теперь менеджер не тратит время на создание письма -> письмо формируется и отправляется автоматически
7) Бизнес-процессы в Sensei
- Для каждой воронки разработали бизнес-процессы в Sensei, которые автоматически запускают действия: смена ответственного, смена этапа воронки, постановка задачи, запись поля, отправка email;
- В процессах настроили проверку на условия, благодаря чему действия повторяются без участия менеджера;
- В процессах созданы ветки сценариев, при выборе которых запускаются целевые действия
8) Ключевые процессы в Sensei
- В случае недозвона ставится повторная задача, а в случае 4-х попыток недозвона Сделка закрывается как нереализованная;
- Менеджеру ставится задача "Произвести расчет" и после появляется всплывающее окно с перечнем полей Бюджет и параметрами перевозки, после заполнения которых сделка меняет этап воронки и клиенту отправляется автоматически email, а если поле email не заполнено то ставится задача "Связаться с клиентом"
- В случае отказа клиента с бюджетом более 100 т.р. срабатывает процесс "Контроль отказов" и руководителю ставится задача "Проверить сделку и подтвердить отказ"
9) Обучение и инструктаж
- Провели обучение команды менеджеров в офисе компании;
- Продолжаем поддерживать и оказываем помощь в освоении навыков работы в amoCRM;
- Оказываем оперативную техническую поддержку в чате Телеграм и по телефону
Ключевые выгоды
которые получила компания
при использовании связки amoCRM&Sensei
Увеличена cкорость работы
за счет попадания заявок со всех каналов в amoCRM и отсутствия необходимости ставить себе задачи и думать что делать с конкретной заявкой. Сейчас система сама думает за менеджера, ставит и контролирует задачи, освобождая его время для работы с новыми клиентами
Сведены к нулю временные расходы
на поиск нужного поля и формирования эл.письма. Менеджер больше не тратит время на формирование эл.письма, исключается возможность ошибки при выборе значения поля, а в случае с всплывающей формой, поля в ней обязательны к заполнению
Система сама ведет менеджера
Sensei сам ведет менеджера, предлагая в задаче выбрать результат (сценарий), в зависимости от которого автоматически срабатывает действие. В итоге руководитель не тратит время на проверку исполнения регламента работы с amoCRM
Наша компания получила эффективные инструменты для масштабирования и контроля за процессом продаж. Благодарим команду Sales Evolution за качественную работу и высокую скорость выполнения поставленных задач. Осенью в условиях пандемии менеджерам пришлось работать удаленно и именно в этот момент сильно прочувствовали эффект от amoCRM, благодаря автоматизации и понятной аналитике. Впереди много работы по внедрению новых инструментов, которые, как мы уже уверенны обеспечат нам системные продажи и рост доходов, за счет увеличения эффективности в команде.
Юлия Лебедева
Руководитель отдела маркетинга и развития бизнеса
Транспортно-экспедиционной компании «Аэродар»