#ТРАНСПОРТНАЯ КОМПАНИЯ,#МОСКВА
Кейс автоматизации процессов
в транспортной компании
на базе amoCRM и Sensei

Транспортно-экспедиционная компания «Аэродар» является одной из крупнейших на российском рынке и оказывает полный спектр услуг в сфере транспортной логистики и грузоперевозок различной степени сложности в любые города России, Европы, страны ближнего и дальнего зарубежья. Авиаперевозки – приоритетное направление деятельности компании «Аэродар».
Запрос
Летом 2020 года компания поставила задачу оптимизировать действующие процессы в отделе по работе с клиентами, максимально автоматизировав работу менеджеров, для роста прибыли и сохранности клиентской базы.

На момент обращения к нам, компания уже выбрала amoCRM как инструмент для эффективного решения поставленных задач
ЧТО ВОЛНОВАЛО КОМПАНИЮ?
1
Не системная работа с лидами и клиентами
Уведомления по заявкам с сайта приходили на e-mail и иногда заявки терялись или обрабатывались долго.
В виду своей загруженности менеджер мог пропускать входящий телефонный звонок. Учитывая большое кол-во заявок, у менеджеров не всегда хватало времени для развития продаж по действующим клиентам.
2
Много ручного труда
Для создания электронного письма менеджер тратил время на написание текста с параметрами расчета стоимости перевозки. Данные в ручную фиксировались в Excel и 1С, что отвлекало менеджеров от новых продаж и обработке запросов по входящему трафику.
3
Ограниченная аналитика по продажам
Информация по клиенту фиксировалась в разных программах (1С, Excel). Это мешало оперативно получать отчеты по ключевым показателям (выручка, кол-во заказов) в разрезе клиентов и менеджеров. Не было понимания какой вклад делает отдельный менеджер, сколько у кого заявок в работе и на каком они этапе воронки. Как таковая воронка продаж в компании велась каждым менеджером в ручную там где удобно (часто в голове или Excel) и руководство не могло оценить конверсию по этапам воронки в единой программе.
Что было сделано!
Работа над проектом
состояла из следующих этапов
1) Аудит и подготовка задания
- Провели аудит действующих процессов и погрузились в работу отдела продаж;
- Провели несколько встреч с руководителями и менеджерами, выявили сложности в работе и особенности работы с клиентами;
- Разработали и предложили логику автоматизации бизнес-процессов на базе BPM платформы "Sensei";
- Предложили рекомендации по воронкам продаж для эффективной работы с лидами
2) Цифровая воронка продаж
- Создали воронку продаж для работы с лидами по грузоперевозкам внутри РФ;
- Создали воронку продаж для международных перевозок;
- Настроили автоматическую постановку задач в зависимости от действия менеджера в воронке;
- Настроили на нужных этапах запуск бизнес-процессов с помощью "Sensei"
3) Поля и всплывающие окна
- Добавили и упорядочили поля в Сделке и Компании;
- Настроили обязательность заполнения полей;
- Настроили всплывающую форму с перечнем полей, которая появляется в зависимости от этапа воронки и предлагает менеджеру заполнить поля (с помощью этой опции менеджер не ищет поля в Сделке)
4) Права пользователей и роли
- Добавили пользователей;
- Создали группы пользователей и распределили менеджеров по группам;
- Создали роли (индивидуальные права по работе в аккаунте amoCRM)
5) Интеграция и настройка АТС
- Настроили интеграцию с телефонией Sipuni;
- Создали схемы рапределения звонков;
- Настроили автоматическую передачу записей звонков в amoCRM;
- Настроили переадресацию звонков согласно рабочему графику менеджеров;
- Настроили направление звонков на ответственного менеджера при поступлении звонка от клиента которого он курирует;
- Настроили офисные IP-телефоны;
6) Подключение почты и шаблоны
- Подключили почтовые ящики пользователей. Теперь менеджеры могут отправлять письма из Сделки в amoCRM в 1 клик;
- Создали шаблоны писем, которые уходят клиенту в зависимости от этапа воронки;
- Настроили автоматическую подстановку значений из полей Сделки при создании письма. Теперь менеджер не тратит время на создание письма -> письмо формируется и отправляется автоматически
7) Бизнес-процессы в Sensei
- Для каждой воронки разработали бизнес-процессы в Sensei, которые автоматически запускают действия: смена ответственного, смена этапа воронки, постановка задачи, запись поля, отправка email;
- В процессах настроили проверку на условия, благодаря чему действия повторяются без участия менеджера;
- В процессах созданы ветки сценариев, при выборе которых запускаются целевые действия
8) Ключевые процессы в Sensei
- В случае недозвона ставится повторная задача, а в случае 4-х попыток недозвона Сделка закрывается как нереализованная;
- Менеджеру ставится задача "Произвести расчет" и после появляется всплывающее окно с перечнем полей Бюджет и параметрами перевозки, после заполнения которых сделка меняет этап воронки и клиенту отправляется автоматически email, а если поле email не заполнено то ставится задача "Связаться с клиентом"
- В случае отказа клиента с бюджетом более 100 т.р. срабатывает процесс "Контроль отказов" и руководителю ставится задача "Проверить сделку и подтвердить отказ"
9) Обучение и инструктаж
- Провели обучение команды менеджеров в офисе компании;
- Продолжаем поддерживать и оказываем помощь в освоении навыков работы в amoCRM;
- Оказываем оперативную техническую поддержку в чате Телеграм и по телефону
Ключевые выгоды
которые получила компания
при использовании связки amoCRM&Sensei
Увеличена cкорость работы
за счет попадания заявок со всех каналов в amoCRM и отсутствия необходимости ставить себе задачи и думать что делать с конкретной заявкой. Сейчас система сама думает за менеджера, ставит и контролирует задачи, освобождая его время для работы с новыми клиентами
Сведены к нулю временные расходы
на поиск нужного поля и формирования эл.письма. Менеджер больше не тратит время на формирование эл.письма, исключается возможность ошибки при выборе значения поля, а в случае с всплывающей формой, поля в ней обязательны к заполнению
Система сама ведет менеджера
Sensei сам ведет менеджера, предлагая в задаче выбрать результат (сценарий), в зависимости от которого автоматически срабатывает действие. В итоге руководитель не тратит время на проверку исполнения регламента работы с amoCRM
Наша компания получила эффективные инструменты для масштабирования и контроля за процессом продаж. Благодарим команду Sales Evolution за качественную работу и высокую скорость выполнения поставленных задач. Осенью в условиях пандемии менеджерам пришлось работать удаленно и именно в этот момент сильно прочувствовали эффект от amoCRM, благодаря автоматизации и понятной аналитике. Впереди много работы по внедрению новых инструментов, которые, как мы уже уверенны обеспечат нам системные продажи и рост доходов, за счет увеличения эффективности в команде.
Юлия Лебедева
Руководитель отдела маркетинга и развития бизнеса
Транспортно-экспедиционной компании «Аэродар»